Huishoudelijk Reglement

Algemene bepalingen

Artikel 1

Waar in dit reglement gesproken wordt van statuten, zijn daarmede bedoeld de statuten van de vereniging, vastgesteld bij besluit van de Algemene Ledenvergadering van 18 september 2016. Deze statuten zijn opgenomen in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Nijmegen onder nummer 09110335
Tevens kan worden verwezen naar eventuele door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde wijzigingen daarop.

Leden

Artikel 2

Geaffilieerde leden
Geaffilieerde leden, zijn leden van de Elddis Owners Club in UK.
Leden van eventuele Elddisclubs in andere Europese landen kunnen ook als zodanig aangemerkt worden, als er een bekrachtigde overeenkomst is tussen die club en de Nederlandse Club voor Britse Caravans.

Rechten en plichten van de leden
Behalve de rechten en plichten van de leden zoals omschreven in de statuten geldt het volgende:

  1. In aanvulling op artikel 4 van de statuten is er een onderscheid tussen ereleden en leden van verdienste, t.w.:
    1. Ereleden: zij zijn bij meerderheid van stemmen tijdens een ALV benoemd tot erelid en ontvangen als blijk van dank een oorkonde en genieten als privilege vrijstelling van contributie.
      Na de wijziging van de Statuten in januari 2007 kunnen er geen ereleden meer benoemd worden.
    2. Leden van Verdienste; zij worden bij meerderheid van stemmen tijdens een ALV benoemd en ontvangen als blijk van dank een oorkonde. Privileges worden niet verleend.
  2. De leden dienen zich tijdens, door of vanwege het bestuur georganiseerde evenementen, te houden aan door de organisatie gegeven aanwijzingen. Zij dienen na afloop van een evenement de terreinen en gebouwen in de oorspronkelijke staat achter te laten.
  3. Om de saamhorigheid in stand te houden en te bevorderen kunnen deelnemers tijdens en voorafgaand aan georganiseerde evenementen geen plaatsen vrijhouden voor andere deelnemers die later komen. Op basis van aankomst op een evenement is iedere deelnemer vrij om aan te sluiten en te gaan staan waar men wil. Alleen de organisatie heeft vaste plaatsen, die goed zichtbaar zijn voor iedereen. Wanneer bepaalde omstandigheden hiertoe noodzaken, is uitsluitend de organisatie bevoegd om plaatsen toe te wijzen. Dit kan zijn omdat een camping dit voorschrijft of omdat bijvoorbeeld iemands gezondheid een plaats dichtbij sanitair noodzakelijk maakt.
  4. Nieuwe leden betalen inschrijfgeld. Bij aanmelding ná 1 oktober is geen contributie meer verschuldigd over het lopende jaar.
  5. De leden dienen de contributie in de maand januari van het nieuwe boekjaar aan de penningmeester te voldoen. Indien de contributie in die maand niet is voldaan, zal in februari alsnog een kennisgeving daarvan aan het betrokken lid worden gezonden.
  6. Indien op 1 maart van het boekjaar niet is voldaan aan de geldende verplichtingen, zal het betrokken lid uit het ledenbestand verwijderd worden.
  7. Opzeggen van het lidmaatschap dient schriftelijk bij het bestuur te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal 1 maand voor beëindiging van het boekjaar.
  8. De vereniging aanvaardt geen wettelijke aansprakelijkheid voor haar leden tijdens evenementen.
  9. Donateurschap: ex-leden zonder caravan/ander kampeermiddel kunnen donateur worden van de Nederlandse Club voor Britse Caravans. Het donateurschap kost jaarlijks € 25,=. Donateurs kunnen de bijeenkomsten van de NCvBC bijwonen. Op de algemene Ledenvergadering hebben zij geen stemrecht. Deelname aan georganiseerde evenementen is mogelijk. Voor deelname aan het voor- of najaarsweekend geldt een vast bedrag van € 85,= per weekend, exclusief het verblijf in een vakantiehuisje/pension o.i.d. in de omgeving van de georganiseerde activiteit buiten de directe locatie van de vereniging.

Bestuur

Artikel 3

De taakverdeling binnen het bestuur is als volgt:

De voorzitter:

  1. is belast met de leiding van bestuursvergaderingen, ledenbijeenkomsten en de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.
  2. draagt zorg voor de naleving van de reglementen en voor het uitvoeren van alle besluiten, welke genomen worden tijdens die vergaderingen.
  3. draagt er zorg voor, dat alle onderwerpen – die op de agenda staan – worden behandeld.
  4. oefent toezicht uit op de taakvervulling van de overige bestuursleden en van de door het bestuur benoemde functionarissen c.q. werkgroepen.
  5. treedt op als officieel vertegenwoordiger van de Nederlandse Club voor Britse Caravans (NCvBC).
  6. ondertekent notulen, jaarverslagen, begrotingen en andere stukken, waarvoor naar oordeel van het bestuur de handtekening van de voorzitter is vereist.

De secretaris:

  1. voert alle correspondentie in naam van en in overleg met het bestuur en houdt een afschrift van alle uitgaande stukken.
  2. stelt de agenda op voor de algemene ledenvergadering en bestuursvergaderingen.
  3. verstuurt de convocaties voor de vergaderingen/bijeenkomsten.
  4. houdt de ledenadministratie bij.
  5. verzorgt en stelt de nieuwsbrieven samen.
  6. brengt eenmaal per jaar, tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, aan het bestuur en de leden een verslag uit over de activiteiten van de NCvBC in het voorafgaande kalenderjaar.
  7. draagt er zorg voor, dat de bestuursbesluiten – voor zover noodzakelijk – ter kennis worden gebracht van de leden en andere betrokkenen.
  8. draagt zorg voor de vervaardiging van de notulen c.q. besluitenlijsten van de vergaderingen en bijeenkomsten, tenzij het bestuur dit anders heeft geregeld.
  9. bewaart gedurende tenminste vijf jaren een archief van inkomende en afschriften van uitgaande stukken – voor zover deze de secretariaatswerkzaamheden betreffen – rekening houdend met het gestelde onder punt 11.
  10. bewaart de notulen c.q. besluitenlijsten van de vergaderingen en bijeenkomsten, alsmede de jaarverslagen en alle andere bescheiden van de NCvBC, die van juridisch en/of historisch belang zijn.

De penningmeester:

  1. draagt zorg voor inning van contributies, bijdragen, deelnemersgelden e.d.
  2. voldoet alle onkosten, welke een gevolg zijn van bestuursbesluiten, dan wel voortvloeien uit toepassing van het Huishoudelijk Reglement en of enige aanvullende bepaling daarop.
  3. houdt nauwkeurig aantekening van alle inkomsten en uitgaven en zorgt dat hiervoor de nodige belegstukken aanwezig zijn.
  4. is persoonlijk verantwoordelijk voor de onder zijn beheer zijnde gelden.
  5. maakt voor het bestuur per kwartaal financiële overzichten.
  6. is verplicht het bestuur toe te staan zijn financieel beheer te controleren.
  7. is daarnaast verplicht zijn medewerking te verlenen aan het onderzoek van de kascontrolecommissie, welke bestaat uit twee personen (geen bestuurslid zijnde) die door de leden zijn aangewezen. Deze commissie brengt op de Algemene Ledenvergadering bevind van zaken uit.
  8. brengt tijdens de Algemene Ledenvergadering verslag uit over de financiën van het afgelopen jaar; legt daarbij over een staat van ontvangsten en uitgaven, benevens een begroting voor het komende jaar en een overzicht van de eigendommen van de NCvBC per januari van het lopende jaar. Tijdens ledenvergaderingen geeft hij, desgevraagd, inzicht in de financiële toestand van de vereniging.

Lid public relations:

  1. verzorgt de contacten met importeur/agent, dealers en overige instanties (zoals hostingbedrijf van de website, andere caravanclubs e.d).
  2. zorgt voor de werving van advertenties voor het clubblad en de website.
  3. haalt, waar mogelijk, fondsen binnen om de kosten van het clubblad en website zoveel mogelijk te kunnen dekken.
  4. heeft de verantwoording voor de clubwebsite. Het beheer, onderhoud en actualisering geschieden op zijn aanwijzingen.
  5. stelt, indien nodig, contracten op met de dealers en andere bedrijven t.b.v. subsidie/advertenties e.d..
  6. p.m.

Lid voor de coördinatie van evenementen en technische zaken, de evenementencoördinator:

  1. coördineert alle evenementen die door en voor de leden worden georganiseerd (m.n. de weekenden en de nieuwjaarsreceptie).
  2. past de – door de leden – bij hem ingediende plannen in een tijdschema, begeleidt de organisatoren en brengt hun voorstel met kostenberekening in het bestuur ter beoordeling.
  3. beheert en actualiseert het promotie- en presentatiemateriaal van de club.
  4. verzamelt en zorgt voor publicatie van technische zaken in het clubblad en op de website.

Artikel 4

  1. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op, zodanig dat het eerste jaar de penningmeester en het eerste lid, het tweede jaar de secretaris en het tweede lid en het derde jaar de voorzitter aftredend is.
  2. Bij tussentijds aftreden maakt het nieuwgekozen lid de periode van het afgetreden lid vol.

Bestuurstaak

Artikel 5

  1. Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot 66% van het eigen vermogen van de vereniging aan het einde van het afgelopen boekjaar.
  2. De penningmeester is bevoegd tot betaling van al hetgeen de vereniging door besluiten van het bestuur schuldig is. Voor betalingen boven de 750 euro dient de voorzitter of de secretaris het betreffende stuk voor akkoord te ondertekenen, tenzij dit betalingen betreft die voortvloeien uit door de vereniging georganiseerde evenementen.

Algemene Ledenvergadering

Artikel 6

  1. Ten behoeve van de bijzondere Algemene Ledenvergadering – de jaarvergadering – stelt het bestuur een agenda samen. De volgende punten behoren in deze volgorde op de agenda voor te komen:
    1. Opening
    2. Mededelingen en ingekomen stukken
    3. De notulen of de besluitenlijst van de vorige Algemene Ledenvergadering
    4. Jaarverslag van de secretaris
    5. Financieel verslag van de penningmeester
    6. Verslag kascontrolecommissie
    7. Vaststelling contributie en inschrijfgeld voor het komende boekjaar
    8. Vaststelling van de begroting voor het komende boekjaar
    9. Benoeming kascontrolecommissie
    10. Verkiezing van bestuursleden
    11. Rondvraag
  2. De Algemene Ledenvergadering benoemt uit haar midden een kascontrolecommissie, bestaande uit 2 personen die geen deel uitmaken van het bestuur. Tevens wordt een reservelid benoemd, die het jaar daarna het aftredende lid opvolgt.

Kostenvergoedingen

Artikel 7

  1. Leden en bestuursleden, die in opdracht van het bestuur werkzaamheden verrichten en daarvoor extra kosten maken – zoals porto en reiskosten – kunnen aanspraak maken op een vergoeding van deze kosten. De wijze van verrekening wordt door het bestuur vastgesteld.
  2. De penningmeester dient bewijsvoering van de gemaakte kosten te archiveren.
  3. Een lid van het bestuur kan als zodanig niet worden gesalarieerd.
  4. Leden, die deel uitmaken van de organisatie van een evenement (zoals b.v. een weekend) dienen een eventueel persoonlijk voordeel ten goede te laten komen aan de deelnemers van het evenement.

Verenigingsblad

Artikel 8

Het bestuur dient periodiek een mededelingenblad te laten verschijnen. Het bestuur kan zich laten bijstaan door een redactiecommissie.
Elke aflevering wordt geacht te zijn uitgegeven onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

Onvoorziene omstandigheden

Artikel 9

  1. In alle – de vereniging betreffende – gevallen, waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur als de Algemene Ledenvergadering niet bijeen is. Van een zodanig besluit doet het bestuur mededeling in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.
  2. Indien een bepaling van het huishoudelijk reglement aanleiding geeft tot meer dan één uitleg, zal de uitleg van het bestuur bindend zijn voor de vereniging en haar leden, tenzij de Algemene Ledenvergadering een andere uitleg geeft. In dergelijke gevallen wordt de uitleg van het bestuur geacht in dit reglement te zijn opgenomen tot het besluit van de Algemene Ledenvergadering. Alle besluiten en handelingen van het bestuur behouden hun rechtskracht tot het besluit van de Algemene Ledenvergadering.

Inwerkingtreding

Artikel 10

Dit reglement treedt in werking op 10 maart 2018.